Noti- Economia: ¿Qué es una Orden de Compra?

Si estás leyendo esto, es porque quizás tu emprendimiento es relativamente nuevo (o hace poquito hiciste el inicio de actividades), y surgió la necesidad de realizar una orden de compra para tu empresa, pero te diste cuenta de que no tienes la menor idea de lo que esto significa o implica. Por lo que la finalidad de este artículo, es poder ayudar a que comprendas en palabras simples qué es una Orden de Compra (OC), qué tipos existen, cuál es su importancia en el proceso de adquisición de un producto o servicio, qué elementos debe tener y cómo se emite correctamente.

La idea es que una vez que llegues al final de este artículo, entiendas lo que debes hacer si tu propósito es comenzar a tratar con proveedores y debes enviarles órdenes de compra. Esto es, porque cuando se trabaja con empresas formales, con “trayectoria”, que se especializan en vender algún producto o servicio, solicitan ese tipo de documento para que el proceso de compraventa sea más transparente y ordenado. Así que te darás cuenta que no es solo llegar a ellos, comprarles y que de inmediato te entreguen una boleta o factura electrónica después de recibir el pago. 

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra, también conocida como nota de pedido o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una negociación entre proveedor (empresa) y cliente. En Chile no es un documento tributario obligatorio, pero sí tiene implicaciones vinculantes a nivel legal, por lo que es muy importante a la hora de generar la relación entre ambas partes, ya que no solo muestra el interés que hay en comprar un producto o servicio, sino que compromete al cliente a pagar el precio acordado.

Este es un documento que el cliente genera en duplicado, entrega al proveedor (cada uno quedará con una copia), y para que tenga validez, es necesario que su estructura sea clara y tenga información específica como la siguiente:

• Quién es el vendedor y quién es el comprador.
• El tipo de productos o servicios.
• La cantidad que se quiere comprar.
• Su precio.
• Las condiciones de pago.
• Fecha de entrega, entre otros que se verán más adelante. 

Además, es posible que algunos clientes que quieren hacer un gran pedido, primero pidan al vendedor un presupuesto o cotización, en donde se les informe sobre los valores de los servicios que presta la empresa, o sobre los productos que se tienen en venta. Pero este documento en sí no tiene validez legal.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Las órdenes de compra sirven para que tanto el comprador como la empresa vendedora puedan llevar un control de lo que adquieren y venden, manteniendo así un mayor orden con la contabilidad mensual de ambas empresas.

Para quien compra, además permite realizar un seguimiento del pedido y prever gastos. Para quien vende, sirve para llevar un control del stock y para saber si puede o no hacer frente al pedido en el momento en que lo recibe. Si es que no pudiese cumplir, se lo podría hacer saber al cliente a tiempo. 

Por último, el carácter de contrato vinculante que tienen las órdenes de compra, sirve para proteger a las dos partes frente a posibles problemas que se puedan provocar. Si bien no tiene validez tributaria ante el SII, es el paso previo para que el proveedor emita la factura electrónica al comprador por los bienes o servicios que adquirió con ellos.

¿Por qué es importante una orden de compra?

Que puedas generar una orden de compra para tu empresa es muy importante porque genera seguridad. Esto es porque como ya hemos comentado, ambas partes quedan protegidas en caso de que alguna de las dos no cumpla su parte, por ejemplo, que el vendedor no envíe los productos que se le solicitó, o que el comprador no pague la cantidad de dinero que se estableció previamente en la orden de compra. 

También, las órdenes de compra facilitan una mejor optimización, ya que permiten una gestión más ágil del inventario y del control de finanzas, previendo gastos e ingresos según la parte. Esto es especialmente importante para las empresas que integran en sus sistemas de gestión la orden de compra electrónica, por medio de la cual, los compradores pueden hacer directamente sus pedidos de manera sencilla y rápida, porque permite que puedan comprobar en línea si hay o no stock, y en cuánto tiempo sería la entrega.

Relacionado a lo anterior, una orden de compra también permite que un envió sea más rápido y eficiente por parte del vendedor, porque en este documento se especifica la fecha de envío, o permite que el comprador pueda seleccionar entre varias opciones de horarios de entrega, asegurándose de que el envío será recepcionado.

Y por último, si nos vamos al ámbito de las importaciones, la orden de compra también tiene aspectos positivos, porque asegura tanto a compradores como a vendedores de que puedan reclamar si es que hay algún problema en el envío, entrega o pago de los productos. 

Tipos de órdenes de compra que existen

Según BidDown, existen varios tipos de órdenes de compra, los cuales a simple vista pueden parecer muy similares entre sí, pero cada una tiene sus características particulares que debemos conocer, ya que esto nos ayudará a escoger cuál se acomoda más a nuestras necesidades.

Órdenes de compra estándar

Es el tipo de orden de compra más habitual, sobre todo cuando surge la necesidad de productos básicos. Además, se utiliza cuando se conocen todos los detalles de la solicitud como el precio, la cantidad y la fecha de entrega del pedido.

Órdenes de compra planificadas

Tienen una gran similitud con las órdenes estándar, pero con una ligera diferencia que cambia mucho las cosas: se realizan cuando se conoce todo excepto la fecha de entrega. Así que son una buena forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor para adquirir sus bienes o servicios, pero sin una fecha de entrega definida.

Órdenes de compra abiertas o general

Este es un tipo de órden de compra que se utiliza cuando el comprador quiere realizar varios pedidos a la vez para negociar precios con descuento. No hay una cantidad determinada de productos o una fecha específica en que se vayan a pedir, pero se tiene muy en claro qué bien o servicios se van a necesitar.

Órdenes de compra por contrato

Este sería el último tipo de orden de compra que existe, y es uno de los más formales y difícil de comprender en algunos casos.  Acá el comprador y el vendedor firman un contrato que describe los términos de la compra y en vez de realizar la adquisición de productos por un precio fijo, se hace a través de un convenio. 

Uno de los beneficios de este tipo de orden de compra es que ofrece una mayor protección legal para los involucrados.

¿Qué datos debe tener una orden de compra?

Algo muy importante que debes saber, es que no existe un formato único para las órdenes de compra, pero para que este documento cumpla con su objetivo propuesto debe contemplar los siguientes elementos:

• Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra, es decir, del comprador que solicita la mercancía o servicio.
• Datos de contacto y dirección de la empresa que venderá el producto o servicio.
• Número de orden de compra. 
• Lugar y fecha de emisión del pedido.
• Términos de entrega del pedido: se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los productos y servicios adquiridos.
• Términos de pago: se estipula el modo de pago, ejemplo, si será por transferencia bancaria, cheque, en efectivo, entre otros.
• Cantidad de productos demandados.
• Nombre y descripción de los productos o servicios que se adquieren.
• Precio por unidad de cada tipo de producto o servicio incluido en la orden de compra.
• Coste de envio o derivados.
• Coste total del pedido (acá se incluyen los impuestos correspondientes a pagar).
• Firma autorizada.

Para que puedas entender mejor como es una orden de compra, te dejamos el siguiente ejemplo, el cual puedes descargar cada vez que lo necesites haciendo clic aquí: Descargar orden de compra

¿Cómo se emite correctamente una orden de compra?

A continuación, encontrarás el paso a paso de como emitir de manera correcta una orden de compra. De seguro te darás cuenta de que es un proceso muy sencillo, y que solo necesitas practicar.

• Como cliente/comprador decides adquirir un producto o servicio necesario para tu empresa. 
• Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los requerimientos, la envías al proveedor. 
• El proveedor recibe la orden de compra con el pedido, y la debe revisar para decidir si la puede recibir o si debe rechazar la orden. Si puede asumirlo, te responderá aceptando el encargo. Pero en caso contrario, te informará y cancelará la orden de compra. 
• Una vez que se ha aceptado la orden de compra que has enviado, el personal de la empresa proveedora preparará el pedido para ser enviado/entregado en los plazos establecidos en el documento. 
• Si es un producto, en el paquete o lote que hayas solicitado, debe constar el número que aparece en la orden de compra, para que así puedas comprobar que recibiste lo que habías solicitado.
• Cuando se realice la entrega del pedido, el proveedor te emitirá una boleta o factura electrónica según corresponda. Y por tu parte deberás abonar el precio marcado en la orden de compra y que también se ve reflejado en el comprobante de pago.

Ideas finales…

Como pudiste ver, las órdenes de compra son muy importantes a la hora de querer adquirir algún producto o servicio con algún proveedor, y es muy valioso que aprendas a emitirlas de forma correcta, sobre todo si eres una empresa relativamente nueva o que haya hecho su inicio de actividades hace poco tiempo, porque eso te abrirá las puertas para que puedas trabajar con cualquier empresa que quieras.

Además, como vimos no existe un formato único de orden de compra, así que lo más probable es que te encuentres con que cada proveedor tiene su propio modelo de hoja de pedido. Aún así, es super importante que conozcas cuales son los puntos básicos que tiene que tener este documento, porque como se mencionó en un comienzo, al ser un contrato vinculante a nivel legal entre dos partes, es necesario que contemple todos los elementos para que ambos (comprador y vendedor) se sientan seguros, y satisfechos con el proceso que se va a llevar a cabo.

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