18/07/2024

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Qué considerar al momento de cambiar un software empresarial

Puntos principales:

  • El cambio de una plataforma de facturación o de una de nómina puede complicar la operación del negocio si no hacemos la elección correcta.
  • No tomes en cuenta solo el costo de un nuevo software, sino también factores como la asistencia técnica, la seguridad y el número de actualizaciones.
  • Aunque siempre pueden surgir inconvenientes, es importante hacer todo lo posible para que la transición sea rápida y no tenga un impacto negativo en los clientes.

Cuando usamos diariamente una plataforma de facturación o un módulo de administración de inventarios, la sola idea de cambiarlo y adoptar nueva tecnología puede asustarnos y paralizarnos. Y demorar, a veces durante año, el cambio de un software empresarial y el inicio de la relación con un nuevo proveedor.

Es que un proceso de este tipo puede complicar tareas sencillas de la administración diaria, como el cobro a los clientes, con Aspel Caja, y la generación de recibos de nómina, con Aspel NOI. Y mucho más cuando el negocio está en pleno crecimiento, y la dependencia de las herramientas de automatización es mayor.

Por eso, reemplazar un sencillo sistema de caja o un software de contabilidad más complejo, es una decisión muy importante que debe estar basada en cuatro factores clave. Aquí te contamos cuáles son.

#1. El impacto en los ingresos

O, en otras palabras, el impacto en los clientes. Es muy importante que la nueva plataforma solucione problemas como, errores en la generación de documentos o de integración con otros sistemas: pero que también la transición sea rápida y poco dolorosa.

La idea es que los consumidores puedan disfrutar de todos los beneficios de la nueva tecnología, por ejemplo, una atención más rápida. Pero que ni se enteren del cambio. Así que, al momento de investigar opciones entre diferentes proveedores, haz las siguientes preguntas:

  • ¿Qué ventajas me ofrece el nuevo sistema frente al que uso actualmente?
  • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Puede integrarse con otras plataformas que seguirán en uso en la empresa? (Por ejemplo, un CRM o un sistema de administración empresarial)
  • ¿Cuál será el impacto en los clientes?
  • ¿El costo del software incluye algún tipo de capacitación y asistencia técnica para el personal?

#2. La curva de aprendizaje del equipo

Atención, porque además de los clientes, tienes que tener en cuenta a tus colaboradores: cómo incorporarán la nueva herramienta en su trabajo diario. El peor error que puedes cometer es fijarte solo en el precio o en la solución de un solo problema, olvidando no solo la satisfacción del cliente, sino el bienestar de tus colaboradores.

Imagina, por ejemplo, una nueva plataforma de administración que complica el cálculo de comisiones de los vendedores, y demora esos pagos. O de un sistema de caja que complica el trabajo de los vendedores en el piso de ventas. Recuerda que sentimientos como la frustración y el enojo pueden dañar la productividad del equipo, y los resultados del negocio.

Por eso es tan importante que, al pedir cotizaciones para adquirir un nuevo software, recibas información detallada sobre procesos como la implementación, la capacitación del personal y la asistencia técnica.

Considera qué es lo que más le conviene a tu empresa de acuerdo al presupuesto,
al uso que se le dará a la plataforma y al número de usuarios.

#3. El costo total (por el software y la implementación)

El tercer factor a considerar es, por supuesto, crítico, y está relacionado con la inversión necesaria para adquirir un nuevo sistema y ponerlo en marcha. Ten en cuenta que muchas empresas no ofrecen un precio único, sino precios base que van incrementándose a medida que se incorporan nuevas funciones. Además, también hay proveedores que, en vez del pago por la licencia, ofrecen pagos mensuales por el uso de una plataforma en la nube.

Considera qué es lo que más le conviene a tu empresa, de acuerdo al presupuesto, al uso que se le dará a la plataforma y al número de usuarios activos; además del número de actualizaciones al año y todo lo relacionado con la seguridad de los datos. Ten en cuenta otro factor muy importante: la transparencia del proveedor al compartir información. Si esa información es confusa o si cambia todo el tiempo, es una señal de alarma. Por supuesto, pide referencias entre otras empresas de tu mismo sector o tamaño.

#4. La seguridad

Uno de los temas que más preocupan a las empresas, y a sus clientes, es el uso y la seguridad de los datos. Sobre todo, cuando se trata de plataformas como las de caja, facturación, contabilidad y nómina, en las que se manejan datos sensibles como nivel de ingresos, datos bancarios o domicilios fiscales.

Este es un punto en el que también tienes que poner muchísima atención: pregunta al proveedor, por ejemplo:

  • ¿Dónde quedarán alojados los datos?
  • ¿Cuáles son los filtros de seguridad que serán aplicados para evitar ataques cibernéticos?
  • ¿La empresa cumple con políticas de protección de datos y regulaciones a nivel local
  • ¿Qué tipo de soporte ofrece la empresa en caso de algún incidente crítico?

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